Política de tratamiento de datos personales y autorización

1. Responsable del tratamiento

El responsable de tus datos personales en SIGMA ZERO es Construobras Ferrociviles S.A.S., NIT 900.307.156-4, construobrasferrociviles02@gmail.com. Para consultas, reclamos y para ejercer tus derechos acude según los datos de contacto del responsable: Construobras Ferrociviles S.A.S., NIT 900.307.156-4, construobrasferrociviles02@gmail.com.

Esta política se expide según la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015.

2. Qué datos tuyos trata SIGMA ZERO

Solo los que el sistema necesita para el SG-SST:

• Identificación y datos laborales que llegan de MINACONTROL: nombre completo, cédula, rol, sede, frente y si tu cuenta está activa.
• Ingresos y dispositivos: fecha y hora de cada intento de ingreso (exitoso o no), dirección IP, tipo de equipo y navegador, y las sesiones abiertas y cerradas.
• Asistencia: asistencia diaria por frente, novedades (ausencia, incapacidad, vacaciones o permiso), horas de entrada y salida, y horas hombre trabajadas.
• Preoperacionales: equipo revisado, horómetro, respuestas, observaciones y fotos del equipo y de las fallas.
• Inspecciones planeadas: lista de chequeo, hallazgos y fotos.
• Reportes de actos y condiciones inseguras: descripción, lugar, foto y, si el reporte la señala, la persona involucrada; y las acciones correctivas con sus responsables y evidencias.
• Emergencias: tipo, el video, audio o foto que tomes, la nota que escribas, la fecha y hora, la IP y el navegador, y la ubicación: la lectura del GPS de tu celular (latitud, longitud, precisión y hora de la toma, o el motivo si no hubo GPS), el sitio que marques en el mapa si lo marcas y cuánto tardó el GPS.
• Ubicación al firmar: cuando firmas un preoperacional, la asistencia a una charla, capacitación o inducción, una inspección o un reporte de acto o condición insegura, la latitud, la longitud, la precisión y la hora de la lectura del GPS del celular en que firmas, o el motivo si no hubo GPS. Se explica en «Uso de tu ubicación».
• Charlas, capacitaciones e inducciones: asistencia, firma y, cuando se toma, foto de asistencia.
• Firma de referencia: la imagen de tu firma, dibujada en pantalla o fotografiada, y una foto de tu rostro solo si la autorizas aparte al registrarla.
• Requisitos y vencimientos: licencias de conducción, cursos y certificados, vacunas, afiliaciones a seguridad social (ARL, EPS y pensión) y planillas de pago (que pueden mostrar el ingreso base de cotización), y exámenes médicos ocupacionales con su concepto de aptitud, con sus soportes.
• Preferencias: tema de pantalla, configuración del inicio, foto de perfil (si la subes) y suscripciones a notificaciones (si las activas).
• Estas autorizaciones: qué decidiste sobre cada documento, la versión, la fecha y hora, la IP y el navegador.

3. Datos sensibles

Algunos de estos datos son sensibles: los de salud (concepto de aptitud, vacunas, incapacidades, lesiones en un accidente) y la foto de tu rostro. Se explican en la «Autorización de datos sensibles de salud» y en la autorización que firmas al registrar tu firma. No estás obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

4. Para qué se usan

• Cumplir las obligaciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: Decreto 1072 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6) y Resolución 0312 de 2019 (estándares mínimos): inspecciones, preoperacionales, capacitación, reporte e investigación de incidentes, atención de emergencias y control de requisitos del personal.
• Demostrar ese cumplimiento ante los clientes y operadoras (requisitos del RUC del Consejo Colombiano de Seguridad), la ARL y las autoridades.
• Calcular asistencia, horas hombre trabajadas e indicadores del SG-SST.
• Identificarte al entrar, proteger tu cuenta y evitar accesos indebidos.
• Saber dónde ocurrió una emergencia para llegar rápido, y dejar constancia de dónde se firmó cada registro.
• Avisarte por notificación, si las activas, de emergencias, equipos NO APTO, acciones y vencimientos.
• Conservar la evidencia de lo registrado.

5. Quién ve tus datos

Solo el personal autorizado de la empresa, según su rol: seguridad y salud en el trabajo (SISO y coordinación HSEQ), tu supervisor (lo de su frente), administración, dirección y gerencia. El soporte y las observaciones de tus exámenes médicos y vacunas solo los ven la coordinación HSEQ (SISO y coordinador) y tú; los demás ven si estás apto o no y si el documento está vigente.

Las emergencias, con su evidencia y su ubicación, las ven los roles SISO / SST, coordinador, administrativo, directivo y gerencia, que ven todas las de la empresa; quien reporta ve solo las suyas. La ubicación de una firma la ven los mismos que ya ven ese registro.

Los archivos (fotos, firmas, videos y audios) nunca se publican en enlaces abiertos: cada uno se entrega solo a quien tiene sesión y permiso. Se entregan a clientes, auditores, la ARL o autoridades cuando los exijan como evidencia, limitados a lo necesario.

6. Proveedores y transmisión internacional

Para funcionar, SIGMA ZERO usa proveedores que tratan los datos por cuenta de la empresa (encargados del tratamiento). Sus servidores pueden estar fuera de Colombia (por ejemplo, en Estados Unidos): al autorizar aceptas que tus datos se transmitan a esos países solo para las finalidades de esta política y con las medidas de seguridad descritas. Son:

• Vercel Inc.: hospedaje de la aplicación.
• Supabase Inc.: base de datos PostgreSQL, donde se guardan los registros y los archivos (fotos, firmas, videos y audios).
• Si activas las notificaciones, el aviso viaja cifrado a través del servicio de notificaciones del fabricante de tu navegador o celular (por ejemplo Google, Apple, Mozilla o Microsoft).
• MINACONTROL, el sistema de control de la empresa, envía a SIGMA ZERO tus datos de identificación y verifica tu PIN; SIGMA ZERO le devuelve algunos resultados, como el bloqueo de un equipo con preoperacional NO APTO. MINACONTROL también le envía las zonas de la empresa (bodegas, frentes, tajos, patios, kilómetros de vía) con su nombre, sede, centro, radio y tipo, para escribir los lugares en palabras: son nombres de lugares, no de personas.
• OpenFreeMap: dibuja el mapa de calles cuando alguien mira un mapa en SIGMA ZERO. Recibe la dirección IP de quien mira y la zona del mapa que se ve; no recibe nombres, cédulas ni lo que se registró.
• Esri (ArcGIS, Estados Unidos): la imagen de satélite, solo si la empresa configuró su llave; en ese caso es la vista inicial de los mapas. Recibe lo mismo que OpenFreeMap.
• Apple Maps o Google Maps: solo si tocas «Cómo llegar», que abre su aplicación o su página con el punto de destino. No reciben nombres ni cédulas.
• Sentry (Functional Software, Inc., Estados Unidos): solo si la empresa lo activa, recibe los reportes de fallas técnicas de la aplicación para corregirlas. Antes de enviarlos se ocultan la cédula, el PIN, las firmas y la ubicación; no recibe tu nombre ni tu dirección IP.

7. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que diste.
• Saber, si lo pides, qué uso se les ha dado.
• Revocar la autorización o pedir que se supriman tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Consultar gratis tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) después de agotar la consulta o el reclamo ante la empresa.

8. Cómo ejercerlos

Presenta tu consulta o reclamo acudiendo según los datos de contacto del responsable: Construobras Ferrociviles S.A.S., NIT 900.307.156-4, construobrasferrociviles02@gmail.com. Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5 días hábiles más, avisándote el motivo) y los reclamos en máximo 15 días hábiles (prorrogables 8 días hábiles más), según los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

En SIGMA ZERO puedes ver en cualquier momento lo que aceptaste, con fecha y versión, en «Mi perfil», sección «Mis autorizaciones».

9. Cuánto tiempo se guardan

Los registros del SG-SST se conservan por el tiempo que exija la normatividad de SST y las demás normas aplicables, aun después de terminar tu vínculo con la empresa. SIGMA ZERO no borra registros: por eso una solicitud de supresión no procede sobre los registros que la ley obliga a conservar; en esos casos la empresa puede restringir su uso.

10. Seguridad

La sesión va firmada y vence sola; los archivos solo se entregan con sesión y permiso; los registros no se pueden editar ni borrar (bloqueos en la base de datos) y cada archivo queda con su huella digital (SHA-256) para comprobar que no cambió.

11. Autorización

Al marcar la casilla autorizo de forma previa, expresa e informada a Construobras Ferrociviles S.A.S., NIT 900.307.156-4, construobrasferrociviles02@gmail.com para tratar mis datos personales con las finalidades de esta política. Declaro que me informaron qué datos se tratan y para qué, quién es el responsable y cómo contactarlo, mis derechos, y que no estoy obligado a responder preguntas ni a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

Versión 2, vigente desde el 23 de octubre de 2026. Si la política cambia, SIGMA ZERO te mostrará la versión nueva al entrar.